La differenza tra EOI e RFP

Numerose decisioni prese da un'organizzazione hanno implicazioni in materia di acquisti che possono influire notevolmente sul costo complessivo di una determinata decisione. L'approvvigionamento comprende processi come quello di scegliere un fornitore, definire termini di pagamento, controllo strategico, negoziazione di contratti e servizi e beni d'acquisto. È legato al procurare o all'acquisizione di tutti i servizi e beni importanti per un'organizzazione.

Nel settore privato, il processo di approvvigionamento è considerato una funzione di livello strategico che aiuta a migliorare la redditività di un'azienda. Non solo snellisce i processi e riduce il prezzo complessivo delle materie prime, ma consente anche alle organizzazioni di identificare le migliori fonti di approvvigionamento. Tutto sommato, è utile per garantire una linea di fondo scorrevole.

Nel settore pubblico, i dirigenti di alto livello sono responsabili della riduzione della linea di fondo. Solo pochi membri del personale gestiscono la funzione di appalto, il che aumenta la probabilità di corruzione in questo settore. Questo è il motivo per cui è necessario aumentare la produzione complessiva di un'azienda. Ad esempio, il personale può essere formato per migliorare la propria efficienza e migliorare la qualità del proprio servizio, il che consente di migliorare la produzione.

Con il passare del tempo, un certo numero di termini sono stati introdotti in materia di consulenza di gara, proposte e grande gestione, tra cui un certo numero di acronimi associati all'approvvigionamento. Non molte aziende sono a conoscenza di questi termini, ma essendo un imprenditore o proprietario di una piccola impresa, se si desidera gestire in modo efficace la prontezza dell'acquirente all'acquisto, è importante conoscere i loro scopi. Esempi includono RFI (richiesta di informazioni), EOI (espressione di interesse), RFP (richiesta di proposta), RFT (richiesta di offerta) e RFQ (richiesta di offerta). Ognuno di questi termini ha uno scopo speciale nella funzione di approvvigionamento.

EOI e RFP sono i termini utilizzati più frequentemente nella funzione di approvvigionamento e ciascuno di essi ha un ruolo specifico nella semplificazione dell'intero processo. Molte persone confondono questi termini mentre eseguono i processi. Per avere un'idea migliore di come differiscono, è importante sapere cosa significano questi termini.

EOI (espressione di interesse)

Expression of Interest (EOI), noto anche come Registration of Interest (ROI), ha una funzione simile alla Request for Information (RFI). Viene utilizzato come processo di screening nelle fasi iniziali dell'appalto in modo da creare una richiesta formale o più specifica per Tender o RFT (una fase successiva della funzione di approvvigionamento). Quando un'impresa rilascia un EOI, è necessario stimare la capacità di un mercato di fornire o raccogliere più informazioni prima di passare a RFT. È improbabile che una società che effettua un acquisto nomina un appaltatore tramite EOI. Perché ciò accada, un processo deve progredire fino a raggiungere RFT.

L'EOI è un tipo di gara aperta che consente a qualsiasi azienda di farsi avanti. Dà vita a una dura concorrenza e offre il vantaggio di consentire a nuovi e potenziali fornitori di assicurarsi il proprio lavoro. Tuttavia, nei contratti di costruzione, è in gran parte criticato per attirare i fornitori che non sono adatti al contratto, il che si traduce in uno spreco di tempo, denaro e impegno.

La pubblicità che richiede un EOI deve includere una descrizione dell'ente appaltante, una descrizione del contratto (come budget e scala), tipo di contratto, percorso di approvvigionamento, termini e condizioni, indirizzo di presentazione e scadenza e altri dettagli (comprese le informazioni di contatto , descrizione dell'organizzazione, capacità tecnica e relativa esperienza, disponibilità di personale e relativa esperienza, ecc.)

RFP (richiesta di proposta)

D'altra parte, RFP, anche nota come Request for Offer (RFO), è un documento che può essere facilmente modificato. Viene utilizzato principalmente quando un acquirente è alla ricerca di una risposta basata su soluzioni per soddisfare i propri requisiti e nei casi in cui altri fattori (prezzo escluso) sono fondamentali per la valutazione di ciascuna offerta. Viene inoltre utilizzato in situazioni in cui non sono disponibili soluzioni o specifiche chiare e il reparto acquisti sta cercando una serie di innovazioni e opzioni. Questi strumenti sono più flessibili della RFT (che normalmente ha soluzioni o specifiche ben definite). La RFP è utilizzata principalmente nei servizi professionali in cui una soluzione non può essere definita facilmente.

Una RFP contiene informazioni di base sull'organizzazione e sulla sua linea di business. La richiesta consiste in specifiche che spiegano le soluzioni che l'organizzazione sta cercando. Inoltre, include anche i criteri di valutazione per il modo in cui le proposte sono classificate, una dichiarazione di lavoro che descrive i compiti che devono essere eseguiti da un offerente che vince il contratto e il periodo di tempo entro il quale terminare il progetto.

Generalmente una RFP viene creata a causa della natura complessa di un progetto. Le aziende possono beneficiare di vari offerenti quando cercano una soluzione ben integrata da un numero di fornitori. Ad esempio, se un'azienda sta pianificando di trasferire la propria attività da un ambiente basato su carta a un ambiente basato su computer, può richiedere una proposta di software e hardware oltre alla formazione richiesta per l'installazione e l'integrazione di nuovi sistemi nel business.

Nel settore pubblico, le entità possono emettere una RFP per creare una competizione aperta al fine di ridurre il costo di una soluzione. Tuttavia, si deve notare che la RFP più vicina alle specifiche potrebbe non essere necessariamente quella con il prezzo più basso. Quando si accetta una proposta, le aziende devono eseguire un'analisi costi-benefici per assicurarsi che il costo non superi i benefici.

differenze

Di seguito sono riportate alcune differenze tra EOI e RFP:

• Diversi livelli di approvvigionamento

L'EOI viene spesso eseguito al livello iniziale di approvvigionamento. Può essere rilasciato nei casi in cui l'acquirente è in cerca di input per l'industria al fine di individuare i requisiti che potrebbero eventualmente andare sul mercato in fasi successive. Come già discusso, la RFP è normalmente il prossimo passo; in cui, l'acquirente cerca approcci basati su soluzioni per la consegna di prodotti o servizi.

• Fasi di EOI e RFP

L'EOI di solito ha più fasi. Viene utilizzato per selezionare i potenziali fornitori o fornitori prima di cercare offerte complete da offerenti selezionati. Al contrario, la RFP può avere una singola fase o può avere più fasi.

• Quando vengono utilizzati EOI e RFP?

L'EOI è utilizzato nei casi in cui le informazioni richieste (dagli offerenti) siano specifiche, ma non vi è alcuna garanzia che un fornitore sia in grado di fornire servizi e merci secondo i requisiti. Inoltre, in caso di EOI, gli acquirenti non dispongono di informazioni sufficienti per comporre una richiesta dettagliata. D'altra parte, una RFP viene utilizzata nei casi in cui il requisito è definito correttamente, ma una società è alla ricerca di una soluzione flessibile o innovativa. In altre parole, un acquirente cerca invii orientati alla soluzione per soddisfare i requisiti.

È molto importante essere consapevoli dei diversi livelli dei processi di approvvigionamento al fine di prendere decisioni efficaci attraverso il flusso sistematico di informazioni. Avere una chiara comprensione di questi termini e del perché vengono utilizzati nel processo consente a un'azienda di ottimizzare i propri processi e ottenere una visione più approfondita dell'intera funzione di approvvigionamento.