Come preparare un manuale di qualità

Poiché la qualità è un requisito essenziale da mantenere in tutti i processi, le persone e i sistemi dell'organizzazione, nell'attuale ambiente di concorrenza competitivo, è utile sapere come preparare un manuale di qualità. Quando si discutono concetti di qualità, il manuale di qualità può essere considerato un elemento essenziale documentato dalle organizzazioni. Questo articolo si concentra principalmente sulla preparazione di un manuale di qualità.

Cos'è il manuale di qualità

Un manuale di qualità è un documento che indica le procedure operative necessarie per raggiungere la coerenza in tutta l'organizzazione soddisfacendo al contempo le esigenze del cliente. Queste procedure delineano l'intenzione della direzione di mantenere la qualità in tutta la loro organizzazione secondo la Gestione della qualità ISO 9001: 2008 Standard.

Solitamente i manager sono soliti rivedere il sistema di qualità che opera periodicamente all'interno dell'organizzazione al fine di garantirne la continua idoneità, adeguatezza ed efficacia. Queste revisioni determinano nuove opportunità di miglioramento e la necessità di modifiche al sistema di qualità, tra cui la politica di qualità e gli obiettivi di qualità. Pertanto, il manuale di qualità può essere considerato un documento utile per comunicare le aspettative della direzione al fine di mantenere gli standard di qualità all'interno dell'organizzazione, per illustrare la conformità dell'azienda ai requisiti ISO 9000, come misura per la conformità alle aspettative del management per l'Internal audit, audit del registro ISO e audit dei clienti.

Come preparare un manuale di qualità

Il manuale di qualità che viene creato dall'organizzazione dovrebbe contenere quanto segue:

• L'ambito del sistema di gestione della qualità, con dettagli e giustificazione e le esclusioni.

• Le procedure documentate stabilite per il sistema di gestione della qualità con i riferimenti ad esse. Di solito ci sono solo sei procedure documentate richieste dallo standard ISO 9001 (Controllo dei documenti, Controllo dei record, Revisione interna, Controllo dei prodotti non conformi, Azioni correttive & Azioni preventive).

• Una descrizione dell'interazione tra i processi del sistema di gestione della qualità. Un diagramma di flusso può essere utile per identificare tutti i processi nell'organizzazione con le frecce che mostrano le connessioni. Un diagramma di flusso di profondità aiuta a comprendere le interazioni tra i processi all'interno delle organizzazioni.

In termini di contenuto, può essere ulteriormente suddiviso in sezioni seguenti:

• La politica di qualità dell'azienda che indica l'impegno dell'azienda verso il mantenimento della qualità.

• Una descrizione dettagliata sulla struttura della documentazione dell'azienda.

• Dichiarazioni politiche che esprimono l'intenzione della direzione di conformarsi ai requisiti ISO 9000.

Le politiche dovrebbero riguardare tutte le aree dello standard ISO e devono essere riconducibili ad esse. Queste politiche devono includere:

• Le modalità previste per la gestione delle operazioni dell'organizzazione.

• Le parti responsabili per attuare queste aspettative (in termini di funzione o titolo di lavoro).

• Le aree in cui le politiche sono applicabili all'interno dell'organizzazione.

• I livelli di interdipendenza esistenti tra funzioni e processi.

• Assegnazione di uno o più rappresentanti di gestione per la qualità nell'organizzazione.

• Una descrizione della gerarchia dell'organizzazione di solito sotto forma di un organigramma, livello superiore dell'azienda, ecc.