Differenza tra Work Breakdown Structure (WBS) e Resource Breakdown Structure (RBS)

La struttura di scomposizione del lavoro è un risultato importante per qualsiasi progetto. Attraverso la WBS, il project manager è in una buona posizione per classificare il lavoro che il team deve svolgere in piccole sezioni che possono essere gestite facilmente, mentre RBS è considerato una parte importante dell'efficienza nella gestione dei progetti. Tramite RBS, il project manager è in grado di compilare un elenco di risorse necessarie per eseguire una determinata attività in ordine gerarchico.

Ciò che rende RBS diverso da WBS

WBS è una rappresentazione visiva dell'intero ambito del lavoro da svolgere, suddiviso in segmenti più piccoli che ciascun membro del team di progetto è in grado di comprendere. Questo perché, con ciascuno dei livelli di completamento, ci sono definizioni e dettagli rilevanti per quella fase. Al contrario, RBS può essere suddiviso in risorse geografiche o risorse organizzative. Alcuni degli altri strumenti necessari per una corretta ed efficiente RBS includono la stima delle risorse, un calendario delle risorse e gli elenchi di attività.

La ragione di questo è perché quando si gestisce un progetto, si dovrà lavorare con diversi componenti del progetto e risorse del progetto per completare il progetto. Un buon esempio sono i membri del team di progetto.

Devi assicurarti che siano produttivi e strategicamente pronti per la vita del progetto che stai intraprendendo.

Ora, nel caso tu stia pianificando di inventare una WBS che sia efficiente, le seguenti sono alcune delle importanti linee guida che ti aiuteranno a vedere questo attraverso:

• Il progetto / prodotto finale è sempre al livello più alto
• Non è sempre necessario definire tutti gli elementi allo stesso livello
• I gruppi di lavoro non dovrebbero occupare più di 10 giorni
• Ogni gruppo di lavoro deve essere indipendente
• Non ci dovrebbero essere duplicazioni nei gruppi di lavoro per tutta la struttura

Quanto segue è una semplice rappresentazione di un segmento di una WBS per la costruzione di una casa:

Costruire una casa

                                              Fondazione                     Interiore esteriore

Completamento                         24% 45% 30%

bilancio                               $ 50.000 $ 86.000 $ 72.000

Mostra le diverse parti del progetto che devono essere eseguite e fornisce maggiori informazioni sul budget necessario per loro e il livello di completamento.

Una WBS, quindi, è una mappa / schema di un progetto specifico. Il progetto principale è il deliverable chiave in una WBS, e da lì è suddiviso in sottocategorie più piccole, ognuna con le specifiche di come verranno consegnate.

Dall'altro lato, parlando di RBS, è necessario sapere che funziona utilizzando alcuni degli strumenti più importanti. I project manager sono incaricati di impiegare o eseguire una RBS efficiente utilizzando questi strumenti. Questi sono i seguenti:

• Elenco delle attività

Questa è una lista di tutte le attività che sono fondamentali per il completamento del progetto. Il project manager non ha solo bisogno di un elenco, ma ha bisogno di ottenere quante più informazioni possibili su questi elenchi. Queste informazioni includeranno anche le risorse che consumano le attività elencate.

• Stima delle risorse

Affinché ciascuna attività sia realizzata in modo produttivo, efficiente e, soprattutto, economicamente vantaggioso, il project manager deve stimare il volume, il tipo e la varietà di risorse necessarie.

Se queste stime sono distorte, potrebbe essere impossibile raggiungere gli obiettivi del progetto o, nel complesso, il progetto potrebbe fallire.

• Calendario delle risorse

Un calendario di risorse riguarda la disponibilità di risorse nel tempo. Il project manager avrà bisogno di un elenco di tutte le risorse necessarie per completare il progetto.

Queste risorse devono anche essere elencate in base alla loro disponibilità a lungo termine. Questa informazione è importante per il project manager per accertare se le risorse necessarie saranno disponibili in un momento specifico, quindi il progetto non si fermerà.

Al momento, RBS sta diventando sempre più importante, con il software di gestione del progetto che lo incorpora nella loro struttura. Se si sta utilizzando un qualsiasi programma di gestione dei progetti, è possibile accedere e verificare la disponibilità delle risorse necessarie e, ancora più importante, la loro classificazione.

Questo generalmente aiuta l'organizzazione nel senso che i project manager sono in grado di visualizzare molti dettagli da un semplice database, su tutte le risorse utilizzate.

Importanza di una WBS vs focus di RBS

Ci sono diversi vantaggi chiave che il project manager e il team di progetto possono derivare da una WBS, oltre a organizzare e definire il lavoro necessario per completare il progetto. Attraverso la WBS, è più facile allocare un budget dai livelli superiori della struttura. Una volta fatto questo, i budget per ciascun dipartimento possono essere strutturati in base alla suddivisione in WBS.

Le stime dei costi e dei tempi sono generalmente fornite per ogni sezione WBS. In questo modo, è più facile elaborare un programma e un budget appropriato per l'intero progetto.

Attraverso una WBS, è anche più facile tenere traccia delle prestazioni dei singoli settori di progetto. Il project manager è in una buona posizione per raccontare il costo delle prestazioni del progetto, identificare le aree problematiche e, ancora più importante, i problemi chiave nell'organizzazione del progetto. Al contrario, in RBS, l'enfasi su un elenco gerarchico di risorse è fondamentale. Devi elencare tutte le risorse, siano esse significative o anche se per te, sembrano ridondanti. Ciascuno dei livelli del progetto richiederà un certo numero di risorse. Questi devono essere elencati in base alla loro importanza per il completamento di ogni livello e, infine, per completare l'intero progetto.

Le risorse elencate sono quindi suddivise in categorie più piccole del tipo di risorsa che sono, per aiutare il project manager nella classificazione. La classificazione procederà ulteriormente in diversi sottogruppi fino a quando ciascuno dei tipi di risorse è stato raggruppato in singole entità che sono più facili da identificare e gestire.

Vantaggi di WBS contro RBS

Uno dei vantaggi di una WBS è che aiuta il project manager a determinare eventuali rischi potenziali che un progetto potrebbe avere. Nel caso in cui ci sia un ramo del progetto che non è stato definito chiaramente, diventa un'area di rischio che deve essere affrontata. Si presume che tali rischi siano tracciati correttamente, e un'attenta revisione fornita nel corso del progetto.

Nel caso in cui il progetto sembri in ritardo, è più facile per il project manager fare riferimento alla WBS e identificare le aree che stanno lottando e prendere la decisione appropriata per cambiare le cose. Al contrario, il vantaggio immediato di RBS, in particolare la suddivisione delle risorse in sottogruppi, è facilitare il lavoro dei centri di gestione. La supervisione diventa molto più semplice e viene risparmiato un sacco di tempo.

I supervisori sono in grado di monitorare ogni gruppo di risorse mentre procedono con il progetto. È più facile accelerare certi livelli del progetto senza fare affidamento sugli altri, avendo distribuito le risorse giuste al loro completamento. Pertanto, alcuni progetti possono essere facilmente completati prima della scadenza stabilita, soprattutto se il completamento di diversi livelli del progetto non è co-dipendente.

Con un buon piano RBS in atto, la direzione è anche in una buona posizione per avere una buona immagine del numero totale di risorse disponibili per ciascuno dei team partecipanti. Oltre a comprendere le risorse disponibili, sono anche in grado di gestire il modo in cui verranno utilizzate le risorse.

Confrontando le informazioni di cui sopra, è consigliabile assegnare i colori ai diversi sub-deliverable in una WBS. Questo è importante per ottenere una mappa di calore del progresso dell'intero progetto. Inoltre, renderà più semplice attirare l'attenzione del management sulle aree del progetto che sono complete e quelle che rallentano.

La WBS, quando gestita correttamente, è un buon modo per aumentare la produttività dei team che lavorano al progetto e vedere il progetto completato in tempo. Il project manager è in grado di identificare le competenze necessarie per consentire loro di completare il progetto in tempo utile, ma quando si tratta di RBS, dobbiamo capirne i tipi. Il tipo convenzionale di RBS è un RBS organizzativo. I sistemi organizzativi gerarchici già stabiliti di solito aiutano a creare questo RBS. Le risorse in un RBS organizzativo vengono generalmente distribuite in base alle esigenze di ciascun reparto organizzativo e gruppo di lavoro. Queste sono categorie che sono state effettivamente definite e impostate dall'organizzazione.

La RBS geografica è nella maggior parte dei casi non convenzionale. La preoccupazione principale di una RBS geografica è la distribuzione e / o l'ubicazione delle risorse in questione e il modo in cui sono allocate in luoghi diversi, a seconda delle esigenze dell'organizzazione.

Sommario

In conclusione, sia la WBS che la RBS sono fondamentali per il completamento di un progetto e l'efficienza dei team di progetto pertinenti. I seguenti sono i punti chiave che definiscono una delle strutture.

Struttura di rottura del lavoro	Struttura dell'analisi delle risorse
o Raggruppa il lavoro in categorie	o Raggruppa le risorse in categorie
o Aiuta nella supervisione del progresso del progetto	o Aiuta nella supervisione dell'uso delle risorse
o I gruppi di progetto devono essere indipendenti	o I gruppi di risorse possono dipendere l'uno dall'altro
o Enfasi sulla tempistica del progetto	o Enfasi sull'allocazione delle risorse